Durée : 1 journée
Version PDF : Programme – GED – La gestion électronique des documents et les modèles de courrier sur Custy Adhoc
Avertissement
Nos formations sont réservées aux salariés (ou prestataires) de nos clients équipés du logiciel Custy adhoc
Intitulé
- Référence : GED
- Intitulé : GED – La gestion électronique des documents et les modèles de courrier sur Custy Adhoc
Public visé
- Poste type occupé : tout poste au sein d’un cabinet de Courtage en assurance équipé du logiciel Custy Adhoc
- Niveau d’expérience minimum sur ce poste : débutant
Objectifs pédagogiques
A l’issue de cette formation, l’apprenant sera en mesure d’exploiter la GED et assurer le paramétrage des modèles de courrier avec l’outil de gestion de courtage Custy Adhoc :
- Ajouter des documents dans la GED
- Savoir créer un modèle de courrier
- Savoir manipuler les e-mails
- Savoir imprimer des documents
Prérequis
- Etre équipé du logiciel adhoc
NB : afin d’assurer que l’organisation de la formation puisse être menée à bien, chaque apprenant doit disposer d’une adresse de messagerie à laquelle il puisse être contacté de façon personnelle.
Le programme
- A. GED
- A.1 Présentation de l’interface et des différentes fonctionnalités de la GED
- A.2 Gestion des droits
- A.3 Consultation, modification, renommage et suppression des documents en GED
- A.4 Ajout d’un document depuis le PC
- A.5 Création d’un document par fusion
- A.6 Gestion du cabas
- A.7 Exploiter un scanner
- A.8 Présentation du gestionnaire de PDF
- B. Les modèles de courrier
- B.1 Utiliser un modèle de courrier
- B.2 Organiser les modèles de courrier
- B.3 Créer un modèle de courrier
- B.4 Comprendre les champs de fusion
- B.5 Créer un tableau dans un modèle de courrier
- B.6 Paramétrer les dossiers par défaut
- C. Les emails sous Custy adhoc
- C.1 Import Outlook
- C.2 Modèle d’email
- C.3 Envoi par mail
- C.4 Création d’un e-mailing depuis le requêteur
- D. Le gestionnaire d’impression
- D.1 Impression et gestionnaire d’impression
- D.2 Consulter l’historique d’impression
- D.3 Relancer une impression
Moyens
Moyens pédagogiques
Afin de faciliter la compréhension et de permettre une mise en application rapide des points abordés, la formation se déroule, dans le respect des règlements en vigueur, sur une copie de vos propres données de gestion pour la présentation des concepts abordés et leur mise en pratique.
La participation active des participants est privilégiée.
Les stagiaires pourront ainsi soulever des questions concrètes sur des cas identifiés au sein de leur activité. De courts exercices pratiques, permettant de valider la compréhension, seront proposés aux stagiaires tout au long de la formation. Des supports reprenant les concepts abordés seront accessibles à l’issue de la formation sur un site de documentation accessible depuis internet.
Toutes les formations sont assurées par des salariés de Custy formés régulièrement sur l’outil Custy Adhoc et à ses évolutions. Ces formateurs participent également à l’évolution de nos produits, dans ce cadre vos avis sont précieux et exploités pour faire évoluer nos formations, nos supports et vos outils de travail Custy.
Modalités d’évaluation des acquis
- Mises en situation contextualisées
- Questionnaire d’auto-évaluation
Moyens techniques
Formation en entreprise
S’agissant d’une formation intra-entreprise, nous utiliserons les salles mises à notre disposition au sein de l’entreprise sous réserve d’un équipement adapté et de modalités définies avec le client pour garantir la disponibilité des participants durant la durée de la formation.
Le formateur utilise un ordinateur dont le contenu est projeté pour tous. Les stagiaires sont invités à participer de façon active à la formation via une pratique de questions-réponses, et la résolution collective de cas concrets.
A défaut de disponibilité au sein de l’entreprise, le formateur apportera un matériel de vidéo-projection. Ce vidéo-projecteur sera connecté à son propre poste informatique professionnel.
Formation à distance
Sur demande cette formation peut être réalisée à distance. Dans ce cadre, nos formations se déroulent via un outil de vidéo-conférence. Le formateur partage son écran et assure sa formation. L’ensemble des apprenants assiste à la formation depuis son ordinateur et peut intervenir à tout moment. Les stagiaires sont invités à participer de façon active à la formation via une pratique de questions-réponses, et la résolution collective de cas concrets.
Accessibilité aux personnes handicapées
Si vous êtes en situation de handicap, merci de contacter dès que possible notre référent handicap Priya BAUDRY pour évaluer ensemble vos besoins et voir quelles solutions sont envisageables pour vous accompagner, vous former ou vous orienter.
Suivi et évaluation
Nos objectifs principaux sont :
- L’atteinte des objectifs opérationnels attendus de cette formation
- La réponse aux attentes des participants
- L’efficacité de la formation pour le stagiaire en situation de travail
Aussi, nous mettons en place différents outils pour évaluer les besoins et les retours
- Le contenu de la formation peut être précisé et orienté au regard des besoins formulés par le représentant de l’entreprise lors de sa programmation
- Au début de la formation, les stagiaires sont invités à exprimer leurs attentes afin de valider l’adéquation entre les objectifs individuels et la formation et orienter, dans la mesure du possible, le déroulement de celle-ci.
- Une fiche d’évaluation à chaud sera remplie par chacun des stagiaires, ainsi qu’une évaluation à froid (3 à 6 mois après la formation)
- Un compte-rendu de formation sera rédigé par le formateur à l’issue de la formation
- Une synthèse de l’évaluation de la formation sera communiquée aux différents acteurs (entreprise, stagiaires, formateur)
Validation
- Une feuille de présence sera émargée par les stagiaires.
- Une attestation de formation sera mise à disposition à l’issue de la formation.
- Une documentation reprenant les points abordés sera rendue disponible aux stagiaires à l’issue de la formation.
- Les stagiaires pourront contacter l’équipe support de Custy pour un accompagnement post-formation en cas de difficultés dans la mise en pratique des points abordés en formation.
Modalités
Lieux
Formation intra-entreprise sur site
Cette formation se déroule en entreprise : nous pouvons organiser cette formation dans vos locaux pour 2 à 10 personnes salariées de votre entreprise.
L’hébergement, la logistique et l’accessibilité des stagiaires sont gérés par l’entreprise cliente.
Formation intra-entreprise à distance
Cette formation intra-entreprise peut avoir lieu à distance. Nous pouvons organiser cette formation à distance pour 1 à 4 personnes salariées de votre entreprise.
Date et Durée
La formation proposée se déroule sur une journée (6 heures) à une date à convenir avec l’entreprise.
Déroulement
La formation est organisée sur une journée (6 heures) . Nous accueillerons entre 3 et 10 participants. Nos formations se déroulent habituellement de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00. Le repas de midi est à la libre charge des participants.
Délai d’organisation
Nos formations peuvent être organisées sous un délai de 15 jours sous réserve de disponibilité de nos formateurs.
Tarifs
1 035 euros pour l’entreprise pour la journée (6 heures) (maximum 10 participants)
Contact et inscription
Vous souhaitez organiser votre formation ? Vous avez une question ? Vous avez dans votre équipe une personne en situation de handicap qui nécessite une adaptation des conditions de formation ? Contactez Priya Baudry.
Avis
- Cette formation a été menée 5 fois en 2023.
- Notes moyennes attribuées à cette formation :
- Vos objectifs initiaux : pourquoi avez vous suivi cette formation ? 8.3 / 10
- Organisation de la formation 9.2 / 10
- Contenu de la formation 9.7 / 10
- Qualité de l’animation 10.0 / 10
- Qualité matérielle 9.6 / 10